Comment les établissements d’enseignement supérieur doivent-ils procéder pour créer des RN bis / NISS auprès de la BCSS ? 

La création de RN bis / NISS s’effectue selon les règles appliquées par la Banque Carrefour d’échange des données (BCED) et peut se faire de deux manières différentes : soit via l’application BCED-WI de la BCED (encodage manuel des données), soit via une application métier avec webservice (création automatique). 

Un étudiant disposant d’un RN bis pourrait-il avoir un RN définitif ? Comment l’établissement en serait-il averti ? 

Un étudiant disposant d’un RN bis pourrait avoir un RN définitif (par exemple, après octroi d’un titre de séjour) via le service de mutation de la Banque Carrefour de la sécurité sociale (BCSS) qui permet de tracer les changements. La plateforme e-paysage permettra à l’établissement de récupérer l’historique des NISS via un écran ou un webservice. 

Comment les établissements peuvent-ils corriger une erreur constatée au niveau du registre bis ou du registre national ?

En ce qui concerne le registre bis de la BCSS, l’équipe e-paysage de l’ARES assure un rôle d’intermédiaire entre les établissements et la BCSS. Toute correction peut être réalisée, sur demande à l’équipe e-paysage, qui, sur la base d’un document d’identité (passeport, carte d’identité), communique la nature de la correction à la BCSS. Si la correction est à charge de la commune (ex. erreur dans l’encodage de la date de naissance), c’est à la personne concernée de se rendre à la commune afin de faire procéder à la correction de ses données. 

Le RN doit-il apparaître sur le diplôme de l’étudiant ? 

Le RN (numéro de Registre national) de l’étudiant, (ou à défaut le RN bis) au moment où celui-ci est diplômé, doit figurer sur son diplôme. Il s’agit d’une nouvelle exigence, en vigueur dès le 30 janvier 2023, découlant de l’article 145, alinéa 1er du décret paysage, tel que modifié par l’article 19 du décret du 17 novembre 2022 instituant la plateforme informatisée et centralisée d’échange de données "e-paysage" et modifiant divers décrets applicables à l’enseignement supérieur.  

Les établissements ont-ils la possibilité de créer un numéro propre pour l’étudiant ? 

La clé d’identification de l’étudiant est le NISS (RN ou RN bis). Si l’étudiant ne dispose pas de RN, le décret octroie à l’établissement le droit de lui créer un RN bis. Toutefois, l’établissement doit en informer l’étudiant en lui communiquant le RN bis qui lui a été attribué, conformément à l’article 106/2 du décret paysage. Le NISS est la clé obligatoire d’identification, à l’exception d’une demande spécifique des établissements concernant les étudiants sans papier. Dans ce cas, la fiche signalétique n’est pas associée à un NISS et doit être encodée manuellement dans la plateforme.  

Faut-il créer un RN bis pour un étudiant demandeur d’asile en attente de régularisation ? 

L’établissement ne doit pas créer de RN bis si l’étudiant n’est pas inscrit. 

Existe-t-il, au niveau européen, un identifiant unique pour les étudiants, à l’instar du Working Student Identify ? 

Les établissements doivent-ils mettre en place des adaptations éventuelles pour la mise en place du projet e-paysage ?  

Les systèmes d’information des établissements devront être adaptés pour pouvoir envoyer et recevoir des données. Le décret fixe des échéances bien claires : mai 2023 pour l’envoi des données des étudiants inscrits durant l’année académique 2021-2022, en vue de constituer le passé nécessaire à l’estimation de la finançabilité en 2023-2024. L’année académique 2023-2024 constitue une année test avant la réalisation du contrôle dans l’application par les Commissaires et délégués en 2024-2025. La mise en application des dispositions relatives à l’EMLF et à la centralisation des demandes d’admission des non résidents (NR) est également prévue pour l’année académique 2023-2024.  

Comment seront implémentées les limitations techniques et spécifiques sur la plateforme e-paysage ?  

Les accès aux données d’e-paysage sont fixés dans le décret paysage lui-même (cf. articles 106/20 à 106/22) et sont associés à des profils d’application dans l’outil informatique.  

Les établissements d’enseignement supérieur auront-ils accès aux informations relatives au parcours non académique des étudiants ? 

Il est prévu, conformément à l’article 106/4, que parmi les données transmises par les établissements d’enseignement supérieur de plein exercice, figurent les données nécessaires à l’établissement du statut d’étudiant finançable et à la détermination de la manière dont il est pris en compte pour le financement des établissements d’enseignement supérieur. Le décret liste, parmi les données nécessaires à l’établissement du statut d’étudiant finançable, les données relatives au parcours scolaire, académique et non académique de l’étudiant. Ces données sont mises à disposition des établissements, par application de l’article 106/21, § 1er du décret.  

Le consentement de l’étudiant est-il demandé dans le cadre du projet e-paysage ?  

Le décret fixant le cadre et identifiant les échanges de données, la récolte du consentement de l’étudiant, pour l’ensemble des données ou catégories de données visées dans le décret paysage aux articles 106/4 à 106/18, n’est pas requis. En revanche, il existe un devoir d’information exigé par le RGPD. De façon à faciliter le travail des établissements, des mentions légales seront proposées à leur intention, qui seront libres ou non de les utiliser.   

Le délai de conservation des données (à savoir 10 ans) est-il suffisant pour le calcul de la finançabilité ?  

Quelles que soient les données, il faut bien distinguer deux situations distinctes : le délai de conservation des données au sein des systèmes d’information des établissements et le délai de conservation au sein de la plateforme. Le texte ne concerne que le délai de conservation au sein de la plateforme. Le délai classique de conservation des données est fixé à 10 ans, le texte a donc repris cette période. Il est évident que le délai de conservation peut-être adapté en fonction des usages et des besoins au cours du temps et qu’il sera possible, le cas échéant, de faire évoluer le texte. 

Une exception notoire, sur la recommandation de l’autorité de protection des données a été intégrée : il s’agit de la durée de conservation des données relatives aux diplômés pour lesquelles le délai de conservation est associé au décès de la personne.  

La plateforme e-paysage pourra-t-elle fournir des informations relatives à l’apurement de dettes ?  

La plateforme e-paysage pourra fournir des informations relatives à l’apurement de dette de l’étudiant grâce à l’interconnexion et l’échange de données fournies par les établissements qui permettront d’établir le calcul de la dette. Pour rappel, un établissement pourra consulter les données fournies par un autre établissement via la plateforme e-paysage. Parmi ces données figurent, en application de l’article 106/4 du décret paysage, les données administratives relatives à l’admission et à l’inscription ainsi que le statut d’étudiant régulier.  

La formation continue est-elle concernée par la plateforme e-paysage ?  

Quel est le délai pour les établissements d’enseignement supérieur pour l’envoi des données dans la plateforme e-paysage ? 

L’ensemble des données des étudiants inscrits durant l'année académique 2021-2022  devra être importé dans la plateforme e-paysage au plus tard pour le mois de mai 2023. S’ils en disposent, il est également prévu que les établissements d’enseignement supérieur mettent à disposition de l’ARES les données à caractère personnel des étudiants régulièrement inscrits auprès d’eux à partir de l’année académique 2017-2018 jusqu’à l’année académique 2020-2021 (reconstitution du passé via les mini-inscriptions). La mise en application est fixée à l’année 2023-2024. Pratiquement parlant, l’application SIEL-SUP sera opérationnelle dès janvier 2023 afin de permettre les premiers chargements des mini-inscriptions et, dans la foulée, les full inscriptions des étudiants inscrits à partir de l’année académique 2022-2023, de même que les données relatives au(x) diplôme(s) délivré(s) à l’issue des études, à partir de l’année académique 2014-2015. L’année académique 2023-2024 constitue une année test permettant de préparer le contrôle des Commissaires et délégués en 2024-2025 dans l’application. 

Y-a-t-il plusieurs méthodes de chargement des inscriptions dans l’application  ?  

Les établissements pourront encoder et mettre à jour des données de trois manières différentes : via webservice, par chargement de fichiers CSV ou par encodage manuel dans l’application. L’idée est de pouvoir proposer diverses méthodes afin de répondre au mieux aux spécificités et moyens de tous les établissements. 

Comment les données seront-elles mises à jour sur la plateforme et comment les établissements seront-ils prévenus ? 

L’actualisation des données en vitesse de croisière se fera au fil de l’eau (via des flux continus). Pour éviter des flux permanents, il faudra que les différents GT (personnes relais, IT, Com/Del.) définissent des cas d’usage pour lesquels une actualisation en temps réel - dans la mesure du possible - est souhaitable dans le cadre d’une ressource partagée. A l’issue des travaux, la proposition devra faire l’objet d’une validation par le Comité de pilotage e-paysage. 

Les établissements doivent-ils encoder dans la plateforme e-paysage les données relatives à la visite médicale de l’étudiant ? 

Actuellement, aucune donnée relative à la visite médicale n’est prévue. Toutefois, le dictionnaire étant revu tous les ans, des données relatives à ce point pourraient le cas échéant être intégrées dans le dictionnaire des données 2023-2024. Une adaptation du cadre décrétal serait également nécessaire, s’agissant de données sensibles. 

Quel est le format attendu pour les données et fichiers à importer sur la plateforme e-paysage ? 

En ce qui concerne les données, toutes les informations sont disponibles dans le dictionnaire des données, accessible sur le site web e-paysage, qui reprend par donnée collectée la source, le format et les définitions. 

Les établissements seront-ils responsables de l’envoi et de la qualité des données ? 

Le service des équivalences de la Fédération Wallonie-Bruxelles est-il partie prenante du projet ? 

Le service des équivalences est intégré au projet via l’article 106/14 du décret paysage. Bien qu’aucune planification précise ne soit connue à l’heure actuelle, la consultation des données relatives aux équivalences sera coordonnée avec le contrôle par les Commissaires et délégués au sein de la plateforme en 2024-2025. Des séances de travail technique et juridique sont programmées pour le début de l’année 2023 afin de fixer les modalités juridiques et techniques des échanges de données. 

Les établissements pourront-ils consulter la demande d’équivalence de diplôme sur la plateforme e-paysage ? 

Les établissements ont-ils accès aux données relatives aux bourses (DAPE) via la plateforme e-paysage ?  

La base de données relatives aux fraudeurs est-elle accessible aux établissements de promotion sociale dans le cas des codiplômations entre le plein exercice et l’enseignement de promotion sociale ? 

Actuellement, la base de données relatives aux fraudeurs n’est pas accessible aux établissements de promotion sociale, car le cadre décrétal ne le permet pas. Un protocole d’échange des données est envisagé avec la Direction générale de l’enseignement supérieur, de l’enseignement tout au long de la vue et de la recherche scientifique (DGESVR) du Ministère pour permettre la consultation du module fraudeurs par les établissements de promotion sociale, pour autant que le cadre décrétal soit adapté. 

 Quel est le processus d’effacement des données mis en place pour les étudiants fraudeurs ? 

Quels documents seront consultables au sein de la base de données des diplômes (DADI) ? Comment les établissements pourront-ils déclarer les diplômes pour le contrôle des Commissaires et délégués ?  

La base de données DADI regroupera les données relatives aux diplômés de l’enseignement supérieur ainsi que les CESS revêtus du sceau de la Communauté française - y compris, à terme, ceux obtenus via le Jury de la Communauté française. Au stade actuel, il n’est pas prévu d’y mettre des documents. Pour le chargement des diplômés de l’enseignement supérieur, il sera effectué à partir de la base de données SIEL-SUP inscriptions. 

 Les certificats de l’enseignement secondaire supérieur (CESS) seront-ils consultables sur la plateforme e-paysage ? 

La plateforme e-paysage permet-elle à l’étudiant de consulter/récupérer les données qui le concernent ?  

A l’heure actuelle, le décret ne prévoit pas que l’étudiant aura un accès direct à ses données, comme son parcours académique et/ou ses diplômes afin de se constituer ainsi un « portefeuille académique ». Actuellement et comme le prévoit le RGPD, l’étudiant qui souhaite exercer ses droits d’accès, de consultation ou de rectification doit s’adresser à la cellule vie privée de l’ARES qui lui communiquera les informations. A moyen terme, la possibilité d’une consultation directe doit être envisagée via l’espace citoyen. Cette proposition sera abordée en Comité de pilotage e-paysage. Le cas échéant, elle devra donner lieu à une évolution du cadre juridique et du cadre technique. 

Sur quelle base l’accès à la plateforme e-paysage et aux bases de données qui en dépendent sera donné à une personne tierce ? Des accès limités seront-ils accordés à certaines données ? 

L’article 106/20 du décret paysage prévoit que la plateforme e-paysage est accessible aux établissements d’enseignement supérieur, aux Commissaires et délégués du Gouvernement auprès des établissements d’enseignement supérieur, ainsi qu’à toute autre autorité publique dépendant de la Région wallonne ou de la Communauté française. 

En fonction des demandes d’accès validées par le Comité de pilotage, des accès à certaines données ou catégories de données (limitées au strict nécessaire) pourront être ouverts. Les données consultables sont évidemment fonction du cadre légitime de la demande. Il s’ensuit que le décret e-paysage sera un texte en constante évolution. Le même article prévoit que chaque accès ouvert ne vaut que pour les personnes habilitées à traiter les données, sous la responsabilité exclusive des instances concernées.

Les partenaires internationaux (y compris flamands) ont-ils accès aux bases de données e-paysage dans le cadre d’une codiplômation ? 

Le cadre légal actuel ne prévoit pas d’accès aux bases de données pour des établissements ou partenaires hors Communauté française. Sous la responsabilité de traitement de l’établissement, les données peuvent être extraites et communiquées aux partenaires le cas échéant. 

Les organismes octroyant les allocations familiales auront-ils accès aux données de la plateforme e-paysage ? 

Des réunions d’analyse de l’opportunité de permettre aux caisses d’allocations familiales de consulter les données sont en cours. 

Des personnes tierces comme des employeurs ou des acteurs privés/publics auront-elles accès à la base de données des diplômes (DADI) ? 

Comment l’inscription est-elle encodée en cas de codiplômation entre un établissement de plein exercice et un établissement de promotion sociale ?   

L’inscription est toujours fournie sur la plateforme par l’établissement référent. En cas de codiplômation, l’établissement référent est toujours actuellement un établissement de plein exercice. Dans le cas où la situation changerait, il sera alors nécessaire de déterminer un nouveau fonctionnement, voire un échange de données avec l’application SIEL-EPS contenant les inscriptions de promotion sociale.  

La consultation des informations relatives à la présentation de l’épreuve intégrée (enseignement de promotion sociale) est-elle envisagée ?  

Cette consultation est possible via l’application SIEL-EPS, la base de données centralisées des inscriptions de promotion sociale. 

La finalité statistique concerne-t-elle l’enseignement de promotion sociale ?  

A quelles données les établissements auront-ils accès concernant l’examen de maîtrise de la langue française (EMLF) ou l’examen/concours en médecine et dentisterie ?   

Comment se déroulera la procédure d’inscription aux études contingentées via la plateforme e-paysage ? Une externalisation est-elle envisagée ?    

Comment les établissements doivent-ils se situer par rapport à la nouvelle application CAMA-GRIC utilisée pour les dossiers de recours introduits auprès de la CEPERI ?     

La collecte 106 sera-t-elle effectuée pour l’année académique 2023-2024 ?      

Un Commissaire ou délégué du Gouvernement peut-il contrôler l’ensemble des données disponibles sur la plateforme e-paysage et les éditer ?      

Conformément à l’article 106/22 du décret paysage, chaque Commissaire ou délégué n’a accès qu’aux données des personnes concernées inscrites ou ayant introduit une demande d’inscription auprès du ou des seul(s) établissement(s) dont ils assurent le contrôle. Il peut en revanche consulter l’ensemble des données propres à un étudiant en vue de vérifier le passé d’un étudiant ou une double inscription éventuelle.   

Des documents sous format papier devront-ils encore être remis aux Commissaires et délégués du Gouvernement en vue du contrôle ? 

La charte d’adhésion relative à e-paysage doit-elle être signée à nouveau en cas de changement de direction ?